Los resultados psicotécnicos son documentos técnicos que pueden ser fiscalizados por entidades como el Ministerio del Trabajo, mutualidades, la Dirección del Trabajo o auditores externos. Una mala presentación o documentación incompleta puede generar observaciones, multas o pérdida de contratos. Por eso, es fundamental saber cómo estructurar los informes, resguardar trazabilidad y acreditar la calidad técnica de los exámenes.
1. Usa formatos estandarizados y firmados
Los informes deben presentarse en formatos claros, legibles y estructurados de manera profesional. Deben contener:
- Datos del evaluado (nombre, RUT, cargo, empresa)
- Fecha y hora de la evaluación
- Nombre del profesional a cargo y su firma
- Resultados individuales por test aplicado
- Conclusión final de aptitud (Apto, No Apto, Apto con observaciones)
- Firma del médico o psicólogo responsable, con timbre y número de registro
Idealmente, el documento debe contar con una numeración correlativa o código único para control interno.
2. Adjunta respaldo técnico de los equipos utilizados
Es recomendable incluir en la carpeta de respaldo los certificados de calibración anual de los equipos psicotécnicos. Esto demuestra que los resultados se obtuvieron con instrumentos precisos y confiables. También puede adjuntarse una ficha técnica del gabinete o sala psicotécnica.
3. Mantén respaldos digitales y físicos
Una buena práctica es contar con copias escaneadas de todos los informes emitidos y almacenarlas en una carpeta por fecha o por empresa. Además, conservar copias físicas firmadas por un periodo mínimo de 5 años es recomendable en caso de revisiones retroactivas.
4. Usa software con trazabilidad
Si aplicas las pruebas con un sistema computarizado, asegúrate de que el software utilizado tenga:
- Registro de usuario evaluador
- Fecha y hora de cada prueba
- Resultados en bruto y graficados
- Exportación en PDF con códigos únicos
Esto permite demostrar que no hubo manipulación de datos y que el informe refleja el desempeño real del evaluado.
5. Respalda la competencia del personal evaluador
Ante auditorías, puede exigirse que quien aplicó el examen tenga capacitación en el uso de equipos psicosensométricos y conocimientos en salud ocupacional. Conserva copias de sus certificados o diplomas en el archivo de la empresa.
6. Presenta informes organizados por empresa o campaña
Cuando se trata de inspecciones a una empresa cliente, es útil tener toda la documentación psicotécnica separada en carpetas por fecha o grupo. Esto facilita la revisión y reduce el riesgo de errores u omisiones en la entrega.
7. Conecta los informes con el diagnóstico ocupacional
Siempre que sea posible, los resultados deben ir acompañados de un resumen clínico u observación médica. Esto demuestra que el examen fue interpretado de manera profesional y no es solo una prueba aislada.
8. Responde auditorías con lenguaje técnico
En caso de requerimientos formales, la respuesta escrita debe mencionar:
- Normativas aplicadas (MTT, SUSESO, ISP, CONASET)
- Fecha de la evaluación cuestionada
- Instrumentos utilizados y su validación técnica
- Nombre del profesional responsable
Evita respuestas vagas o con lenguaje informal. Cada dato debe poder verificarse.
Conclusión
Presentar resultados psicotécnicos de forma profesional ante auditorías e inspecciones no solo protege a tu clínica o gabinete, también respalda la validez de los informes emitidos. Con una buena documentación, trazabilidad técnica y equipo capacitado, puedes enfrentar cualquier revisión con confianza y proyectar seriedad ante tus clientes.
